7 techniques de survie pour les débordés : mieux gérer son temps

« Je n’ai le temps de rien faire »

Chef de projets ou en position managériale : trop de choses à faire, et pas assez de temps ! Focus sur quelques techniques pour les débordés, pour mieux gérer son temps au quotidien, et survivre dans le monde tumultueux de l’entreprise !

01. Notez ce que vous devez faire

Pour bien gérer son temps, il faut choisir les batailles à mener.

Pour les choisir, il faut en connaître la liste.

Quoi de plus simple que de les noter: on parlera de « Todo » liste.

Au delà de cette cartographie qui vous sera très utile, cela vous libèrera de toutes ces pensées parasites « tu dois faire ça…n »oublie pas ceci… mets un rappel pour… »

Chaque jour, nous avons un réservoir plein, avec une capacité à réfléchir et prendre des décisions. A chaque pensée, à chaque décision, le réservoir se vide. Arrivé à zéro, le travail intellectuel n’est plus efficace : une galère si sa gestion du temps est déjà compliquée ! Autant donc contrôler sa charge mentale en enlevant les pensées parasites.

02. Priorisez comme Eisenhower

Le président Eisenhower était connu pour son extrême efficacité. Il est à l’origine d’une méthode, ou plus précisément, d’une matrice pour aider à la priorisation des actions à réaliser, et ainsi mieux gérer son temps.

Deux dimensions que sont l’importance et l’urgence d’une tâche composent cette matrice. Je vous invite à regarder cette vidéo pour en savoir plus 🙂

En résumé de cette vidéo:

  • Important et urgent : à faire par soi rapidement.
  • Important et non urgent : à planifier et à faire par soi.
  • Non important et non urgent : à ne pas faire; à supprimer.
  • Non important et urgent : à déléguer, ou à normaliser/automatiser la résolution.

03. Maximisez le travail à ne pas faire

Relativisez: est-ce vraiment important ? Oui mais… Quel est l’impact à ne pas faire cette chose ? Quel est le pire qu’il pourrait arriver ?

Pour mitiger cet impact négatif, cela vaut-il x heures / y minutes de votre temps ?

Réduisez votre todo list ! Qui a peur d’un petit caillou 🙂 ?

Là où vous pourrez assurément gagner du temps… les réunions inutiles pour vous, qui vous vampirisent… Jetez un oeil à cet article 🙂

04. Pareto est votre ami

Ce fameux principe, le principe de Pareto, appelé aussi le 80 – 20, est une méthode que j’aime particulièrement. Elle permet de se poser la question suivante: parmi toutes les actions/solutions/façons de faire, ces options sont:

  • plus ou moins acceptables
  • plus ou moins efficaces
  • plus ou moins consommatrices en temps

Dans notre cas, quelle sera l’action qui consommera 20% du temps total pour traiter le sujet de fonds en combles , mais qui aura 80% des bénéfices ?

Certaines actions sont de de formidables effets de levier, qu’il vous faudra apprendre à détecter. Si cela vous intéresse, je parle de l’intérêt de changer de perspective dans cet article, pour enrichir vos options.

05. Bornez le temps pour compléter une action

Si vous avez tendance à être perfectionniste, vous avez du mal à dire qu’une action, qu’un livrable ou qu’un projet est terminé. Il y a toujours un détail à régler. Au final, vous prenez du retard, ou votre projet ne sort juste…jamais.

La bonne nouvelle, c’est qu’en bornant le temps consacré à cette activité, vous avez la certitude de la compléter, même partiellement (Pareto couplé au sentiment d’urgence fait des merveilles pour aller droit au but).

Vous pouvez utiliser en complément la technique Pomodoro.

Pomodoro
Etapes d’un cycle

De plus, changez la façon de voir les choses: votre seuil d’acceptabilité est probablement plus élevé que celui de votre cible. Demandez-vous si vous ne faites pas de sur-qualité 🙂

06. Les quick wins qui vous veulent du bien

Si une action prend moins de 2mn à faire, faites la plutôt que de la mettre dans votre todo list: vous éviterez de la garder dans un coin de votre tête (adieu petite charge mentale !), libèrerez une dose de dopamine à la compléter (bonjour motivation !) et surtout, vous créez de la valeur plutôt que de pousser le tas de sable à plus tard.

07. Utilisez le calendrier pour des rappels et bloquer des espaces de temps

De la même façon que de noter les choses à faire dans une liste, noter dans un calendrier les actions à suivre vous permettra de ne rien oublier, tout en libérant de la charge mentale.

De plus, réservez vous du temps pour avancer sur des sujets, en les indiquant dans votre calendrier: les réunions impromptues se feront moindre.

En résumé

En bonus pour les managers: responsabilisez votre équipe

Tendez vers un type de management agile où vous responsabilisez vos collaborateurs. Plutôt que de donner des ordres, et d’utiliser votre pouvoir d’autorité, accompagnez votre équipe, et utilisez votre pouvoir de conviction en donnant:

  • du sens à ce qui doit être fait (le pourquoi)
  • de la visibilité et de la transparence sur ce vers quoi l’entreprise doit tendre
  • des objectifs clairs
  • le droit à l’expérimentation et à l’erreur

En bref, responsabilisez votre équipe, faites lui confiance, et libérez vous du poids de tout vouloir contrôler 🙂

Greatness, par David Marquet (EN, avec sous-titres FR)

Publié par

Aurélien

Coach en transformation d'entreprise, ingénieur IT de formation, j'ai toujours cherché des effets de levier pour minimiser mes efforts en maximisant mes résultats. En lançant Virtus Fortuna, j'espère pouvoir aider d'autres personnes à faire de même, pour vivre une vie plus épanouissante à faire ce que vous aimez vraiment.

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