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Des réunions efficaces : 4 astuces pour ne plus perdre de temps

N’avez-vous pas l’impression de perdre votre temps, et de gâcher votre potentiel parfois, en particulier lorsqu’il s’agit de réunions ?

Combien d’aller-retours pour trouver le bon jour ? Le bon horaire ? Une fois cette corvée passée, combien de réunions se sont-elles avérées inutiles ? Improductives ? Où la seule action a été d’en définir une autre… avec les bons interlocuteurs ?

Une étude de Barco & Circle Research met en lumière que 56% du temps passé en réunion est inutile, partagez-vous ce constat ?

Je vais partager avec vous 4 astuces simples à mettre en place, pour enfin vous libérer du temps et vous permettre d’apporter à vos clients votre expertise, votre valeur ajoutée… ce pour quoi on vous paye 🙂

01. Dites non

Tout d’abord, comprenez ce qui est attendu en sortie de réunion (objectif, avec résultat concret).

Si cela est absent, demandez des clarifications avant d’aller plus loin. Si les objectifs ne sont pas clairs, refusez.

Estimez la priorité de la réunion à laquelle on vous demande de participer: qui est demandeur ? Qui sera autour de la table ? Le sujet est-il important ? Va-t-il en direction d’un de vos objectif fixé ? Quelle plus-value apporterez-vous ? La participation à ce point met-elle en péril un de vos objectifs plus prioritaire ? Vous êtes le plus à même de le savoir.

Si la priorité est basse, refusez. Dans tous les cas, vous vous ferez recontacter si votre présence est nécessaire.

02. Utilisez un assistant virtuel pour planifier la réunion à votre place

Les outils

Après ce premier écrémage vient la délicate partie du « quand » et à quelle heure.

Je ne sais pas vous, mais personnellement, je ne compte plus le nombre de fois où trouver un slot commun était pénible, et consommateur en temps…

Bonne nouvelle ! Il existe des outils gratuits et payants pour d’autres pour faire ce travail décisionnel à votre place.

Parmi eux, je noterai Doodle (certes pas un assistant virtuel mais gratuit et faisant gagner du temps) qui facilitera vos planifications de réunion.

Du côté des assistants virtuels, je noterai les intelligences artificielles comme numéro 1 d’un point de vue gain de temps: tout est automatisé, elles travaillent 24/7, vous permettant de vous focaliser sur ce qui est important. Le plus beau dans tout ça: le style de certaines, qui est vraiment bluffant: on croirait être en présence de vraies personnes. Je me suis fait avoir la première fois par Amy 🙂 #testDeTuringRéussi !

Le format de la réunion pour maximiser la productivité

Planifier…ok mais quelle durée ?

Les études d’Erickson indiquent que la période de temps optimale pour être efficace est de 45mn. D’autres études (voir lien précédent) quant à elles, tombent sur 52mn, suivie par une période de récupération de 17mn.

A titre personnel, lorsque je prévois des réunions, je fais en sorte de les faire durer au plus 45mn, suivie d’une pause de 15mn avec un objectif clair partagé à tous.

03. Pratiquez la règle des 2 pieds

Nos pieds ont l’utilité de nous mener ailleurs…

« Dans une situation où je ne contribue pas, et où je n’apprends rien, je me lève, pour aller quelque part où j’apporte de la valeur. »

The 2 feet rule

En tant qu’initiateur de la réunion, expliquez les règles du jeu dès le début, rappelez les objectifs, et indiquez que si la présence de quelqu’un n’est pas pertinente, qu’il le dise et retourne à son travail, même en cours de réunion (la règle des 2 pieds).

En tant qu’invité : vous n’apportez rien à la réunion à laquelle vous participez ? Partez en expliquant la situation : « Je ne pense pas être la personne adaptée à la situation, je vous laisse. N’hésitez pas à me recontacter au besoin. » Pour faire simple, imposez la règle des 2 pieds 🙂

04. Assurez-vous du suivi des actions

Ok, la réunion est importante, les objectifs clairs et partagés à tous, la réunion a eu lieu: mais quid des actions prises ?

Si rien n’avance, tout ça n’aura servi à rien.

On revient alors aux bases : une personne note les points clefs sortis et les actions à réaliser (si actions) avec responsable, résultat et date limite à minima. Puis partage ce compte rendu aux personnes invitées. L’initiateur de la réunion suit alors ces actions.

En résumé

Dites non et n’ayez pas peur de partir de réunion ! Le monde continuera de tourner, et vous pourrez vraiment mieux gérer votre temps.

Et vous, que faites-vous pour ne plus perdre de temps avec les réunions ? 🙂

Si vous pensez que certains de vos collègues peuvent améliorer leur façon de faire les réunions… partagez leur cet article !

Pour aller plus loin

Utilisez des outils pour gamifier votre réunion, améliorer l’engagement et la participation des invités.

Personnellement, j’utilise le jeu de cartes Meeting Spicer (existe en français et anglais).

Retrouvez le résumé vidéo sur Youtube.

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